En ny kund, en planerad investering eller en extra anställning kan kännas helt rätt i magen. Men innan du fattar beslutet behöver du veta vad det innebär för lönsamheten. En resultatbudget för företag gör det lättare att se om intäkterna räcker till kostnaderna – och vad som behöver förändras för att året ska gå ihop.
För många småföretagare blir budgeten något som tas fram inför ett bankmöte eller när året redan har börjat. Det är synd, eftersom den kan vara ett av de mest användbara underlagen i vardagen. Rätt använd blir resultatbudgeten ett enkelt sätt att följa verksamheten, prioritera och agera i tid.
Vad är en resultatbudget?
En resultatbudget är en plan för företagets förväntade intäkter och kostnader under en bestämd period, oftast ett år. När intäkterna minskas med kostnaderna ser du det budgeterade resultatet: förväntad vinst eller förlust.
Den svarar bland annat på frågor som: Hur mycket behöver vi sälja? Finns det utrymme för en löneökning? Vad händer om en viktig kund minskar sina inköp? Är marginalen tillräcklig när kostnaderna stiger?
Resultatbudgeten utgår normalt från samma delar som företagets resultaträkning. Det gör den lättare att jämföra med den löpande bokföringen under året. För ett mindre tjänsteföretag kan modellen vara ganska enkel. För ett handelsföretag behöver du ofta lägga större vikt vid varuinköp, lager och bruttomarginal.
En resultatbudget visar däremot inte när pengarna faktiskt kommer in eller lämnar kontot. Därför behöver den ofta kompletteras med en likviditetsbudget. Ett företag kan gå med vinst på papperet men ändå få det svårt att betala löner, moms eller leverantörsfakturor en viss månad. De två budgetarna fyller olika funktioner och fungerar bäst tillsammans.
Resultatbudget för företag – börja med rimliga antaganden
En bra budget behöver inte förutse framtiden exakt. Den ska bygga på rimliga antaganden som går att förstå, följa upp och justera. Börja gärna med föregående års bokföring och bokslut. Där ser du vilka intäkter och kostnader som faktiskt har funnits, inte bara vad du trodde skulle hända.
Titta sedan på vad som förändras under det kommande året. Kanske har du tecknat nya avtal, vet att en kund avslutar ett uppdrag eller planerar en prishöjning. Du kan också känna till att hyran, försäkringen eller vissa inköpspriser kommer att öka. Skriv ned antagandena. Då blir det tydligt varför budgeten ser ut som den gör och enklare att justera när förutsättningarna ändras.
Det är klokt att vara försiktig med intäktssidan. Lägg inte in försäljning som ännu inte har en realistisk väg till affär. Har du flera möjliga uppdrag kan du i stället arbeta med ett huvudscenario och ett mer försiktigt alternativ. På så sätt blir du inte lika sårbar om en planerad affär dröjer.
Säsongsvariationer spelar också roll. En konsult kan ha lugnare sommarperioder, en butik kan sälja mest inför vissa högtider och ett byggföretag kan påverkas av väder och projektstarter. Fördela därför budgeten per månad om variationerna är stora. En årsbudget är bra för riktningen, men månadsnivån gör den användbar i praktiken.
Bygg budgeten i fyra delar
Utgå från hur just din verksamhet fungerar. Följande fyra delar ger en tydlig grund i de flesta företag:
- Nettoomsättning: uppskattade intäkter från försäljning, uppdrag eller andra tjänster.
- Direkta kostnader: exempelvis varuinköp, underleverantörer, material eller projektspecifika kostnader.
- Rörelsekostnader: hyra, programvaror, telefon, marknadsföring, försäkringar, resor och andra löpande kostnader.
- Personalkostnader: löner, arbetsgivaravgifter, pensioner och eventuella förmåner.
Börja med omsättningen och dela upp den på sådant som går att följa. En konsult kan exempelvis räkna timmar, timpris och beläggningsgrad. Ett handelsföretag kan utgå från antal sålda varor och genomsnittligt försäljningspris. Har företaget olika tjänster eller produktgrupper är det ofta värdefullt att budgetera dem var för sig, eftersom marginalerna kan skilja sig mycket åt.
Därefter lägger du in de direkta kostnaderna. Här är det lätt att underskatta hur mycket en ökad försäljning kostar. Om omsättningen växer men inköp, frakter eller kostnader för underleverantörer växer snabbare, kan resultatet bli sämre trots att företaget säljer mer.
Fasta kostnader är ofta enklare att budgetera eftersom de återkommer varje månad. Samtidigt behöver du få med sådant som kommer mer sällan: årsavgifter, licenser, service, utbildning, reparationer och kostnader inför bokslut. Kontrollera gamla leverantörsfakturor och kontoutdrag så att inga återkommande utgifter glöms bort.
För aktiebolag är personalkostnader särskilt viktiga att räkna på ordentligt. En lön innebär mer än utbetalningen till den anställde. Arbetsgivaravgifter, semester, pension, försäkringar och eventuella förmåner påverkar den totala kostnaden. I enskild firma skiljer sig upplägget, eftersom ägarens egna uttag inte är en lönekostnad i resultaträkningen. Däremot behöver företaget ändå skapa utrymme för skatt, egenavgifter och privata uttag.
När du har sammanställt delarna ser du resultatet före skatt. Fråga sedan om nivån är rimlig. En budgeterad vinst är inte bara ett mål i sig. Den behöver kunna bära skatt, investeringar, risker och framtida utveckling. I vissa företag kan ett lägre resultat vara medvetet ett år, exempelvis när man investerar i personal eller utrustning. Det viktiga är att beslutet är genomtänkt och inte kommer som en överraskning.
Följ upp varje månad, inte bara vid bokslutet
Den största nyttan kommer när resultatbudgeten jämförs med verkliga siffror löpande. Väntar du till bokslutet är det ofta för sent att påverka årets resultat på ett bra sätt. En månadsvis uppföljning ger dig i stället möjlighet att förstå avvikelser medan det fortfarande går att agera.
Jämför utfallet från bokföringen med budgeten och ställ enkla frågor. Är försäljningen lägre än planerat, eller har den bara hamnat i en annan månad? Har någon kostnad ökat tillfälligt, eller är det en ny normal nivå? Behöver priset justeras, inköp ses över eller faktureringen ske snabbare?
Alla avvikelser är inte problem. Ibland är en högre kostnad ett tecken på att företaget växer, eller att en investering skapar värde över tid. Men utan uppföljning blir det svårt att skilja en sund satsning från en kostnad som gradvis äter upp marginalen.
Justera budgeten när verkligheten förändras. Det är inte ett misslyckande att revidera den – tvärtom visar det att budgeten används. En prognos som uppdateras med färska förutsättningar ger ofta bättre beslutsstöd än en ursprunglig plan som ingen längre tror på.
Vanliga misstag som gör budgeten mindre användbar
Ett vanligt misstag är att bara budgetera omsättning och glömma vad försäljningen kostar. Ett annat är att använda samma siffror som föregående år utan att ta hänsyn till nya priser, avtal eller förändrad kapacitet. Många missar också att räkna med ägarens behov av ersättning och företagets behov av marginal för oförutsedda utgifter.
Ett tredje misstag är att göra budgeten för detaljerad från början. Det kan skapa mer arbete än nytta, särskilt i ett mindre företag. Börja hellre med de poster som påverkar resultatet mest. När rutinen sitter kan du förfina modellen.
Om siffrorna känns osäkra kan det vara bättre att göra två eller tre tydliga scenarier än att försöka hitta ett enda exakt tal. Ett försiktigt scenario, ett troligt scenario och ett tillväxtscenario kan visa vilka beslut som är trygga oavsett utfall och vilka som kräver att försäljningen verkligen når en viss nivå.
När det är värdefullt att få hjälp
Du behöver inte bygga resultatbudgeten ensam. En redovisningskonsult som känner din verksamhet kan hjälpa dig att tolka historiska siffror, fånga upp kostnader och skapa en modell som är enkel att följa. Det kan vara särskilt värdefullt när företaget växer, när du funderar på nyanställning eller när lönsamheten inte utvecklas som planerat.
Hos Engströms Redovisning får du nära kontakt med ett mindre konsultteam som tar sig tid att förstå din verksamhet. Tillsammans kan vi göra ekonomin tydligare, så att du får ett underlag som fungerar i dina beslut – inte bara i en pärm inför årsskiftet.
En bra budget ska inte skapa mer oro eller administration. Den ska ge dig lugn att se vad företaget klarar, vad som behöver prioriteras och när det är dags att ställa en fråga. Varmt välkommen att kontakta oss när du vill få bättre grepp om siffrorna och mer tid till din verksamhet.