När bokföringen känns som ett ärende i en kö, när svaren dröjer eller när du själv behöver hålla ihop sådant som borde skötas av din byrå, är det rimligt att fundera på att byta redovisningsbyrå för företaget. Ekonomiadministrationen ska skapa ordning och trygghet, inte ta energi från kunder, personal och verksamhet.
Ett byte behöver inte vara krångligt. Med rätt planering kan du få en ny kontaktperson, bättre överblick och en smidigare vardag utan att viktiga underlag tappas bort. Det avgörande är att ansvar, tidplan och material är tydliga från början.
När är det dags att byta redovisningsbyrå för företaget?
Många företagare väntar längre än de behöver. Det är lätt att tänka att ett byte blir mer arbete än att stanna kvar, även om samarbetet inte fungerar särskilt bra. Men om du återkommande känner osäkerhet kring bokföring, moms, löner eller deklarationer är det värt att se över alternativen.
Ett vanligt skäl är bristande tillgänglighet. Du kanske får svar först efter flera dagar, skickas mellan olika personer eller saknar en tydlig kontakt som känner till din verksamhet. Andra upplever att rapporterna kommer för sent för att vara användbara, eller att de får reda på frågor och fel först när bokslut eller deklaration närmar sig.
Det kan också handla om att företaget har förändrats. Du har anställt, börjat betala löner, vuxit till aktiebolag eller fått fler affärshändelser att hantera. Då behöver redovisningen följa med. En byrå som passade när verksamheten var mindre är inte alltid rätt partner i nästa steg.
Det betyder inte att en större byrå alltid är fel eller att en liten byrå alltid är rätt. Det beror på ditt företags behov. För många små och medelstora företag är däremot nära kontakt, kontinuitet och tydliga besked viktigare än en standardiserad process.
Börja med att tydliggöra vad du behöver
Innan du väljer ny byrå är det klokt att fundera över vad som saknas i dagens samarbete. Behöver du hjälp med löpande bokföring varje månad? Vill du att samma person hanterar frågor om löner, bokslut och deklaration? Eller är det främst rådgivning och en kontakt som svarar när du behöver stöd?
Skriv gärna ned hur ekonomiarbetet fungerar i dag. Vilka delar sköter du själv? Vilka system används? Hur ofta skickar du in underlag? Finns det pågående frågor kring moms, arbetsgivardeklarationer, skatter eller tidigare bokföring? Ju tydligare nuläge du kan beskriva, desto enklare blir det för en ny redovisningsbyrå att föreslå ett upplägg som passar.
Titta också på vilken typ av kontakt du vill ha. En del företagare vill lämna över så mycket som möjligt. Andra vill behålla god insyn och få regelbundna avstämningar. Ett bra samarbete bygger inte på att alla kunder arbetar på samma sätt, utan på att ansvaret är tydligt och anpassat efter verksamheten.
Frågor som ger en tydligare bild
När du pratar med en ny byrå kan du fråga vem som blir din fasta kontakt, hur snabbt du normalt kan få svar och hur överlämningen går till. Fråga även vad som ingår i uppdraget och vad som hanteras separat. Det gäller särskilt lönehantering, årsredovisning, bokslut, inkomstdeklaration och kontakt med myndigheter.
Ett tydligt prisupplägg är också viktigt, men priset bör inte vara den enda frågan. Den billigaste lösningen kan bli dyr om bokföringen inte följs upp, om du själv måste lägga mycket tid på att reda ut saker eller om du saknar stöd när ett beslut behöver fattas. Värdet ligger ofta i att ha någon som känner till ditt företag och kan ge raka besked i rätt tid.
Så går det till att byta redovisningsbyrå
Själva bytet kan genomföras mitt under året, men många väljer en naturlig brytpunkt efter en momsperiod, vid årsskifte eller efter att bokslutet har avslutats. Vilken tidpunkt som är bäst beror på hur långt redovisningen har kommit och vilken typ av uppdrag byrån har.
Det första steget är att komma överens med den nya byrån om startdatum och omfattning. Därefter behöver den tidigare byrån få besked om att uppdraget avslutas. Läs gärna igenom uppdragsavtalet innan du säger upp samarbetet, så att du känner till uppsägningstid och vad som gäller för material, systemåtkomst och pågående arbete.
En seriös ny byrå hjälper vanligtvis till att skapa struktur i överlämningen. Det kan innebära kontakt med den tidigare byrån efter ditt godkännande, genomgång av vilka perioder som är bokförda och planering för vad som behöver vara klart före start. Du ska inte behöva vara budbärare mellan två redovisningskonsulter i varje liten detalj.
Underlag som bör följa med
För att den nya byrån ska kunna ta över på ett tryggt sätt behövs normalt bokföringsmaterial och information om företagets ekonomi. Det handlar bland annat om huvudbok, balans- och resultatrapporter, verifikationer, avstämningar, tidigare deklarationer och underlag för moms. Har du anställda behövs även uppgifter om löner, semestrar, arbetsgivardeklarationer och eventuella förmåner.
Om du använder ett digitalt bokföringssystem behöver behörigheter och åtkomst ses över. Samma sak gäller bankkopplingar, fakturaflöden och andra administrativa tjänster. Låt inte gamla behörigheter ligga kvar längre än nödvändigt, men stäng heller inte av sådant innan den nya lösningen är på plats.
Det är bra att ha en tydlig avstämning av vad som är färdigställt när bytet sker. Om den tidigare byrån exempelvis har bokfört till och med april ska det vara klart vem som ansvarar för maj och framåt. Otydliga gränser är en vanlig orsak till dubbelarbete och missade moment.
Gör övergången trygg även om bokföringen släpar efter
Ibland vill företagare byta just för att det finns en oro kring att allt inte är uppdaterat. Det ska inte hindra dig från att ta kontakt. Tvärtom är det ofta bättre att reda ut läget tidigt än att vänta tills bokslut, deklaration eller en myndighetsfrist närmar sig.
Var öppen med vad du vet och inte vet. Saknas kvitton, avstämningar eller löneunderlag kan den nya byrån bedöma vad som behöver göras och i vilken ordning. Det kan innebära extra arbete i början, men en ordentlig genomgång ger en bättre grund framåt.
Räkna med att en ny redovisningsbyrå behöver ställa frågor. Det är ett gott tecken, inte ett problem. Frågor om verksamheten, rutinerna och tidigare bokföring visar att byrån tar ansvar för att förstå helheten i stället för att bara föra in siffror.
En personlig kontakt gör skillnad över tid
Att byta byrå handlar sällan enbart om program, priser eller rapportmallar. Det handlar om att få en ekonomipartner som är lätt att nå och som ser ditt företag som mer än ett kundnummer. När samma lilla team följer verksamheten över tid blir det enklare att fånga upp förändringar och ge råd som passar just din situation.
Hos Engströms Redovisning är varje kund viktig. Vi hjälper företag i Nässjö, Jönköpingsområdet och i övriga Sverige med löpande bokföring, löner, bokslut och deklarationer, med personlig kontakt genom hela samarbetet. Vår utgångspunkt är enkel: du ska känna dig trygg med att ekonomin får den uppmärksamhet den behöver.
Ett byte är också ett bra tillfälle att skapa bättre rutiner. Bestäm hur underlag ska lämnas in, när avstämningar ska ske och vem som kontaktar vem vid frågor. När förväntningarna är tydliga från start får du mer tid till verksamheten och mindre osäkerhet kring ekonomin.
Om du funderar på att byta redovisningsbyrå är du varmt välkommen att ta ett första samtal. Ibland räcker det att få beskriva nuläget för att nästa steg ska kännas betydligt enklare.