En kvittohög på skrivbordet, fakturor som ska skickas och en momsperiod som närmar sig kan snabbt ta fokus från kunderna och själva verksamheten. Med digital redovisning för småföretag blir vardagsarbetet ofta enklare att hantera. Underlag samlas på ett ställe, ekonomin blir mer uppdaterad och du får bättre förutsättningar att fatta beslut med rätt siffror framför dig.
Digitalt betyder däremot inte att allt ska skötas av ett opersonligt system. För många småföretagare är den bästa lösningen en kombination av smidiga digitala arbetssätt och en redovisningskonsult som känner verksamheten, svarar på frågor och tar ansvar för helheten.
Vad innebär digital redovisning för småföretag?
Digital redovisning innebär att ekonomiadministrationen hanteras med digitala verktyg i stället för pärmar, pappersunderlag och manuella rutiner. Kvitton kan fotograferas och skickas in direkt, leverantörsfakturor tas emot elektroniskt och kundfakturor skapas i ett ekonomiprogram. Bankhändelser kan hämtas in löpande och kopplas till rätt underlag.
För dig som företagare handlar det framför allt om att informationen blir lättare att hitta och följa. Du behöver inte vänta tills alla papper har samlats ihop för att få en bild av företagets ekonomi. När bokföringen hålls uppdaterad ser du snabbare hur försäljning, kostnader och likviditet utvecklas.
Det digitala arbetssättet passar både aktiebolag och enskilda firmor. Omfattningen bör däremot anpassas efter företaget. En konsult med få verifikationer och utan anställda har andra behov än ett handelsföretag med många inköp eller ett bolag som varje månad hanterar löner.
Mindre administration och bättre överblick
Den tydligaste vinsten är ofta tiden. När underlagen kommer in löpande slipper du samla ihop flera månaders papper inför momsredovisning, bokslut eller deklaration. Risken minskar också för att ett kvitto försvinner i bilen, i jackfickan eller längst ned i en hög på kontoret.
Ett uppdaterat ekonomisystem gör det enklare att följa vad som är betalt, vilka fakturor som väntar och hur mycket pengar som finns tillgängligt. Det är särskilt värdefullt när företaget växer, när större inköp planeras eller när en period har varit svagare än väntat. Ekonomin ska inte vara en överraskning när året redan är slut.
Digitala flöden kan även minska risken för onödiga fel. När uppgifter förs över automatiskt från bank eller faktura minskar mängden manuella moment. Men automatisering är inte samma sak som en garanti. Ett underlag behöver fortfarande vara rätt, och en kostnad måste fortfarande bedömas korrekt utifrån företagets situation.
Det är därför den personliga kontakten fortsatt har en viktig plats. Programmet kan hjälpa till att sortera, påminna och föreslå. En erfaren redovisningskonsult kan förklara vad siffrorna betyder och uppmärksamma sådant som behöver hanteras innan det blir ett problem.
Det digitala ersätter inte ansvar och rådgivning
Det är lätt att tro att digital bokföring betyder att företaget kan lämna över allt till ett system. I praktiken har du som företagare fortfarande ansvar för att underlagen är kompletta och att informationen som lämnas stämmer. Redovisningsbyrån behöver till exempel veta vad ett inköp avser, om en utgift är privat eller företagsrelaterad och vilka fakturor som hör till verksamheten.
Samma sak gäller vid större förändringar. Ska du anställa, börja ta lön, köpa bil i företaget, ta in en delägare eller byta företagsform? Då behöver ekonomi och administration ses i ett större sammanhang. Ett digitalt system kan inte ersätta ett samtal där någon ställer följdfrågor och hjälper dig att förstå alternativen.
För små företag är tryggheten ofta viktigare än att ha flest möjliga funktioner. Ett enkelt arbetssätt som används varje vecka är bättre än ett avancerat system som skapar osäkerhet. Det ska vara lätt att göra rätt, och lätt att få hjälp när något känns oklart.
Så kommer du igång utan att krångla till det
Börja med att se över vilka delar av ekonomiadministrationen som tar mest tid i dag. För vissa är det kvittohanteringen. För andra är det fakturering, leverantörsfakturor eller att få ihop underlag inför varje momsperiod. När du vet var tiden försvinner är det enklare att välja ett digitalt arbetssätt som faktiskt gör skillnad.
Skapa rutiner som fungerar i vardagen
Det viktigaste är inte att allt sker direkt från första dagen, utan att det sker regelbundet. Fotografera eller skicka in kvitton när köpet görs. Hantera inkommande fakturor på bestämda dagar. Stäm av frågor medan händelsen fortfarande är färsk i minnet. Små rutiner minskar behovet av sena räddningsinsatser.
Om flera personer har tillgång till företagets ekonomi behöver ni också vara överens om vem som gör vad. Vem godkänner leverantörsfakturor? Vem skickar kundfakturor? Vem meddelar om en ny medarbetare börjar eller slutar? Tydlighet sparar tid för alla och gör redovisningen mer tillförlitlig.
Välj verktyg efter behov, inte efter flest funktioner
Ett bra ekonomisystem ska passa företagets arbetssätt och kunna användas av dem som faktiskt ska arbeta i det. Det kan vara klokt att väga in hur enkelt det är att hantera kvitton, fakturor, bankkoppling och löner. Men tänk även på hur samarbetet med redovisningsbyrån fungerar.
Ibland är det mest lämpliga att företaget sköter fakturering och underlag digitalt, medan byrån tar hand om löpande bokföring, moms, löner, bokslut och deklarationer. I andra fall vill företagaren göra mer själv och få stöd vid avstämningar och frågor. Det finns ingen lösning som passar alla, och det är just därför en individuell genomgång är värdefull.
När passar en redovisningsbyrå in?
En redovisningsbyrå kan ge avlastning oavsett om du vill lämna över stora delar av ekonomiarbetet eller behålla vissa moment internt. Det centrala är att ansvarsfördelningen är tydlig. Du ska veta vad du behöver lämna in, när det ska göras och vem du kontaktar om något ändras.
Med nära kontakt blir det också lättare att fånga upp frågor i tid. Kanske undrar du hur ett inköp ska hanteras, hur löneunderlag ska lämnas eller varför resultatet har förändrats. Då är det en stor fördel att kunna prata med någon som är insatt i ditt företag, i stället för att börja om från början varje gång.
Engströms Redovisning arbetar med digitala möjligheter utan att göra kundrelationen digital och anonym. För oss är varje kund viktig. Vi hjälper till med löpande bokföring, löner, bokslut och deklarationer, men också med den löpande dialog som gör att ekonomin blir mer begriplig och hanterbar.
Digital redovisning ska skapa arbetsro
Rätt digitala rutiner frigör inte bara tid. De kan också ge ett lugn i vardagen, eftersom du vet var underlagen finns, vad som behöver göras och vem som hjälper dig när frågorna dyker upp. Du behöver inte bli specialist på redovisning för att ha kontroll över företagets ekonomi.
Fundera på vilken del av din ekonomiadministration som skulle kännas lättare med ett tydligare arbetssätt och en personlig kontakt vid din sida. Ett första samtal kan vara början på en enklare vardag och mer tid för företaget du vill utveckla.