Lönen är utbetald, medarbetaren har fått sin lönespecifikation och arbetsgivareavgifterna är beräknade. Då återstår en viktig del: rapporteringen till Skatteverket. Frågan om hur ofta lämna arbetsgivardeklaration har i de allra flesta fall ett enkelt svar – varje månad. Men det finns några situationer där detaljerna gör stor skillnad för att rapporteringen ska bli rätt från början.
För dig som driver företag ska arbetsgivardeklarationen inte behöva bli en återkommande osäkerhet. Med fasta rutiner och koll på datumen blir den en naturlig del av lönehanteringen, precis som bokföringen av lönerna.
Hur ofta ska arbetsgivardeklaration lämnas?
Är ditt företag registrerat som arbetsgivare ska du normalt lämna en arbetsgivardeklaration varje månad. Det gäller när företaget har betalat ut lön, ersättning eller en skattepliktig förmån till en person.
Arbetsgivardeklarationen, ofta kallad AGI, visar bland annat hur mycket lön som har betalats ut, hur mycket preliminär skatt som har dragits och vilka arbetsgivaravgifter företaget ska betala. Uppgifterna lämnas både på företagsnivå och för varje person som har fått ersättning.
Det är utbetalningsdatumet som styr vilken månad uppgifterna hör till. Betalar du ut decemberlönen i januari ska lönen alltså tas med i arbetsgivardeklarationen för januari, även om arbetet utfördes under december. Den principen är lätt att missa när löneutbetalningen ligger nära ett månadsskifte.
När är sista dagen att lämna AGI?
I vanliga fall ska arbetsgivardeklarationen vara inne hos Skatteverket senast den 12:e i månaden efter löneutbetalningen. Samma dag ska normalt också avdragen skatt och arbetsgivaravgifter finnas bokförda på företagets skattekonto.
Det finns två återkommande undantag från den vanliga dagen. I januari och augusti är förfallodagen vanligtvis den 17:e. Om sista dagen infaller på en helg eller helgdag flyttas den normalt till nästa vardag.
Ett praktiskt exempel: Om du betalar ut lön den 25 april ska uppgifterna redovisas och avgifterna betalas senast den 12 maj. Väntar du med löneutbetalningen till den 2 maj hamnar den i stället i maj månads rapportering, med förfallodag i juni.
Det är klokt att inte bygga rutinen kring den allra sista dagen. Underlag kan saknas, en sjuklön kan behöva justeras eller en förmån kan ha kommit till sent i processen. När löneunderlag och avstämning är klara några dagar före förfallodatumet finns utrymme att rätta till sådant utan onödig stress.
Vad ska finnas med i arbetsgivardeklarationen?
AGI är mer än en totalsumma för löner. Varje person som fått ersättning ska redovisas med rätt uppgifter. För de flesta småföretag handlar det om kontant bruttolön, avdragen preliminärskatt och arbetsgivaravgifter. Men även andra delar kan påverka deklarationen.
Skattepliktiga förmåner, exempelvis bilförmån, kostförmån eller fri parkering i vissa situationer, ska normalt ingå. Detsamma kan gälla vissa kostnadsersättningar. Skattefria ersättningar hanteras på ett annat sätt än skattepliktiga, vilket gör det viktigt att löneunderlaget skiljer dem åt redan från början.
Har du anlitat en person med godkänd F-skatt är det vanligtvis uppdragstagaren som själv ansvarar för skatt och avgifter. Betalar du däremot ersättning till en privatperson utan F-skatt kan företaget få arbetsgivaransvar. Bedömningen beror på omständigheterna, så det är klokt att kontrollera saken innan utbetalningen görs – inte först när deklarationen ska lämnas.
Aktiebolag och enskild firma fungerar olika
I ett aktiebolag är du som ägare ofta också anställd i ditt eget bolag. När bolaget betalar lön till dig ska lönen redovisas i arbetsgivardeklarationen på samma sätt som lön till andra anställda.
Driver du enskild firma tar du däremot normalt inte ut lön från verksamheten. Dina egna uttag är egna uttag, inte lön, och ska därför inte redovisas i AGI. Har den enskilda firman anställda gäller däremot arbetsgivardeklaration varje månad för deras löner och förmåner.
Måste du lämna en deklaration utan lön?
Om företaget är registrerat som arbetsgivare behöver du normalt lämna en arbetsgivardeklaration även för månader då ingen lön eller annan ersättning har betalats ut. Det görs då som en nollrapportering. Att bara låta bli att skicka in deklarationen kan leda till frågor och i vissa fall förseningsavgift.
För företag som har slutat ha personal eller som inte längre planerar några löneutbetalningar är det ofta bättre att avregistrera sig som arbetsgivare. Då slipper du fortsatta nollrapporteringar. Gör dock inte avregistreringen för snabbt om du vet att en slutlön, semesterersättning eller annan ersättning ska betalas ut senare.
Det finns också möjlighet att i vissa särskilda fall vara registrerad som tillfällig eller säsongsvis arbetsgivare. Då kan andra tidpunkter gälla. Den lösningen passar inte den vanliga arbetsgivaren med löpande lön varje månad, men kan vara relevant om du bara anlitar personal vid enstaka tillfällen under året.
Om du upptäcker ett fel efter att AGI har skickats in
Fel händer, särskilt när löner, frånvaro, förmåner och utlägg ska hanteras samtidigt. Det viktiga är att rätta uppgifterna så snart du upptäcker felet. Du lämnar då en rättad arbetsgivardeklaration för den aktuella redovisningsperioden med korrekta uppgifter för den eller de personer som berörs.
Det kan exempelvis handla om att en bilförmån saknades, att fel skatt drogs eller att en löneutbetalning bokfördes på fel period. Vänta inte till bokslutet med sådana rättelser. Ju närmare rättelsen ligger den ursprungliga löneutbetalningen, desto enklare blir det att stämma av både bokföring, skattekonto och den anställdes inkomstuppgifter.
Om felet innebär att för lite skatt eller arbetsgivaravgift har betalats kan företaget behöva betala mellanskillnaden och, beroende på tidpunkten, ränta. Därför är en ordentlig kontroll före inlämning ofta väl investerad tid.
En enkel rutin som minskar risken för missar
En trygg lönerutin behöver inte vara krånglig, men den behöver återkomma varje månad. Se till att samla in tidrapporter, frånvaro och underlag för förmåner i god tid före lönekörningen. Kontrollera sedan lönebesked och betalningslista innan lönerna betalas ut.
När lönen är bokförd stämmer du av att bruttolöner, skatteavdrag och arbetsgivaravgifter i lönesystemet överensstämmer med bokföringen. Därefter lämnas arbetsgivardeklarationen och betalningen till skattekontot planeras. Med en tydlig ansvarsfördelning blir det också lättare att se vem som gör vad om ni är flera i företaget.
För många företagare är utmaningen inte att förstå att AGI ska lämnas varje månad. Det är att hinna med den när vardagen fylls av kunder, leveranser och personalfrågor. Då kan en redovisningsbyrå som känner företaget göra stor skillnad. På Engströms Redovisning arbetar vi nära våra kunder och hjälper till att skapa ordning i lönehantering och återkommande rapportering.
När nästa lönekörning närmar sig, låt den bli en fast punkt i kalendern i stället för ett frågetecken. Är du osäker på vad som ska redovisas, eller om företagets registrering fortfarande är rätt, är du varmt välkommen att kontakta oss för ett personligt samtal.