När kvittona samlas på hög, lönekörningen närmar sig och momsdeklarationen väntar är det lätt att ekonomin tar tid från själva verksamheten. Att outsourca bokföring i företaget kan då vara ett sätt att få mer arbetsro, bättre överblick och någon att fråga när en ekonomisk fråga dyker upp. Det handlar inte bara om att lämna över siffror, utan om att skapa en vardag där företagets ekonomi får den uppmärksamhet den behöver.
För många små och medelstora företag är bokföringen en uppgift som hamnar mellan kundarbete, försäljning och administration. Den måste bli rätt, men det är inte alltid där företagaren gör störst nytta. Med en extern redovisningsbyrå får du stöd i det löpande arbetet samtidigt som du behåller insynen i din ekonomi.
När bör du outsourca bokföringen?
Det finns ingen exakt omsättningsgräns som avgör när extern hjälp är rätt. För en enskild firma med få affärshändelser kan det fungera bra att sköta mycket själv, särskilt om rutinerna är tydliga och tiden finns. För ett aktiebolag med anställda, många leverantörsfakturor eller varierande försäljning blir arbetet ofta mer omfattande.
Ett vanligt tecken är att bokföringen ständigt hamnar efter. Kanske väntar du med att registrera underlag till slutet av månaden, är osäker på moms eller saknar en aktuell bild av resultatet. Då blir bokföringen lätt en källa till stress i stället för ett stöd i besluten.
Det kan också vara dags att ta hjälp när företaget förändras. Du kanske börjar anställa, går från enskild firma till aktiebolag, får fler kunder eller behöver lägga mer tid på uppdrag ute hos kund. En redovisningsbyrå kan anpassa arbetssättet efter verksamheten, i stället för att du ska försöka få in ekonomiadministrationen mellan andra viktiga uppgifter.
Vad innebär det att outsourca bokföring i företaget?
Att lämna över bokföringen betyder inte att du tappar kontrollen. Tvärtom kan en väl fungerande rutin ge dig bättre insyn, eftersom underlagen hanteras löpande och rapporterna blir lättare att följa. Du skickar eller delar kvitton, fakturor och annan information enligt en överenskommen rutin. Redovisningsbyrån bokför, stämmer av och hjälper till med de återkommande momenten.
Om uppdraget omfattar mer än löpande bokföring kan det även inkludera momsredovisning, lönehantering, bokslut och deklarationer. Vad som passar beror på hur din verksamhet ser ut och vad du själv vill sköta. Vissa företag vill bara ha hjälp med avstämningar och periodiska rapporter, medan andra vill ha en partner för hela ekonomifunktionen.
Det formella ansvaret för att företagets uppgifter är korrekta ligger fortfarande hos företagets företrädare. Därför är samarbetet viktigt. När du lämnar kompletta underlag i tid och berättar om sådant som påverkar ekonomin, kan din redovisningskonsult ge bättre stöd och minska risken för missförstånd.
Du köper tid, men också trygghet
Den tydligaste vinsten med att ta extern hjälp är ofta tiden. Timmarna som tidigare gick åt till konteringar, avstämningar och funderingar kring regler kan läggas på kunder, planering eller återhämtning. För en konsult kan det innebära fler debiterbara timmar. För en butik eller ett tjänsteföretag kan det ge mer fokus på den dagliga driften.
Minst lika värdefull är tryggheten i att någon arbetar löpande med redovisning. Regler, datum och underlag behöver hanteras på rätt sätt, och små fel kan bli tidskrävande att reda ut långt senare. När bokföringen är uppdaterad blir det också enklare att se hur företaget faktiskt mår, inte bara hur mycket som finns på bankkontot just nu.
En personlig kontakt gör stor skillnad i praktiken. Det är enklare att ställa en fråga om en ovanlig faktura till någon som känner till din verksamhet än att börja om från början varje gång. Du ska kunna få tydliga besked utan att behöva känna att din fråga är för liten eller för enkel.
Samtidigt är outsourcing inte alltid rätt svar på allt. Om företaget har mycket enkel ekonomi, du tycker att administrationen fungerar och har god kunskap kan du klara en större del själv. Men även då kan det vara klokt att få hjälp med bokslut, deklaration eller en kontroll av rutinerna. Det viktiga är att stödet motsvarar ditt behov, inte att du köper fler tjänster än nödvändigt.
Så väljer du rätt redovisningsbyrå
Priset spelar roll, men det säger inte allt om värdet av samarbetet. Ett lågt månadspris kan bli mindre attraktivt om du har svårt att få svar, behöver rätta många fel eller inte vet vem som hanterar dina uppgifter. Be i stället om en tydlig bild av vad som ingår, hur arbetet går till och när du kan förvänta dig återkoppling.
Fundera också på vilken kontakt du vill ha. En digital arbetsprocess kan fungera utmärkt oavsett var i Sverige företaget finns, men den behöver inte vara opersonlig. Det ska vara tydligt vem du kontaktar och lätt att få tag i personen när något behöver redas ut. För många företagare är kontinuitet viktigare än att alltid mötas av en ny handläggare.
När du jämför byråer är det klokt att fråga hur de arbetar med löner, moms, bokslut och deklarationer, om du behöver dessa delar. Fråga även hur de vill ta emot underlag och hur du får rapporter tillbaka. Ett bra arbetssätt ska vara enkelt nog att fungera även under perioder när tempot är högt i företaget.
Leta efter en byrå som är intresserad av din verksamhet, inte bara av antalet verifikat. En redovisningskonsult behöver inte kunna allt om din bransch från första dagen, men ska vilja förstå hur du fakturerar, vilka kostnader som är vanliga och vilka mål du har. Det skapar bättre förutsättningar för råd som passar just ditt företag.
En bra överlämning ger en lugn start
Många drar sig för att byta från egen bokföring till extern hjälp eftersom de tror att övergången blir krånglig. I de flesta fall går det att göra stegvis. Börja med att samla det material som finns, gå igenom vilka perioder som är bokförda och bestäm från vilket datum byrån tar över det löpande arbetet.
Var öppen med om det finns eftersläpningar eller sådant du är osäker på. Det är bättre att reda ut frågetecken från början än att försöka dölja dem. En seriös redovisningsbyrå är van vid att företag befinner sig i olika lägen och hjälper till att skapa ordning utan onödiga pekpinnar.
Sätt gärna enkla rutiner redan från start: när kvitton lämnas, vem som godkänner fakturor, hur frågor tas upp och vilka datum som är extra viktiga. När ansvar och kontaktvägar är tydliga blir samarbetet smidigare för båda parter.
Hos Engströms Redovisning är varje kund viktig. Vi arbetar nära våra kunder och anpassar hjälpen efter företagets vardag, oavsett om behovet gäller löpande bokföring, löner, bokslut eller deklarationer. Du får kontakt med ett litet konsultteam som tar ansvar för att du ska känna dig trygg med ekonomin.
Om bokföringen tar mer energi än den ger, behöver du inte lösa allt själv. Ett första samtal kan räcka för att få klarhet i vilket stöd som skulle ge dig mer tid och bättre kontroll. Du är varmt välkommen att kontakta oss när du vill prata om ditt företags ekonomi.