En tjänsteresa på tio mil kan se enkel ut i kalendern, men i bokföringen behöver den hanteras rätt från början. Om du söker svar på frågan hur bokför man milersättning beror lösningen främst på företagsformen, vem som äger bilen och om ersättningen ska betalas ut direkt eller senare.
Med ett tydligt körunderlag blir hanteringen betydligt enklare. Du får en korrekt kostnad i företaget, rätt behandling i lön eller eget uttag och ett underlag som håller om Skatteverket ställer frågor.
Börja med att avgöra vilken bil som användes
Milersättning gäller när en person använder bil för resor i tjänsten. Det är lätt att blanda ihop begreppen, särskilt när ägaren arbetar i sitt eget bolag. Det avgörande är inte vem som kör, utan om bilen är privatägd eller ägs eller leasas av företaget.
När du använder din privata bil för en affärsresa kan företaget ersätta dig per mil. Ersättningen kan vara skattefri upp till den schablon som gäller för året, förutsatt att resan verkligen är en tjänsteresa och att underlaget är tillräckligt bra. Betalar företaget ett högre belopp blir den överskjutande delen normalt skattepliktig lön.
Är bilen däremot företagets eller en förmånsbil ser hanteringen annorlunda ut. Företaget bokför då vanligtvis bilens faktiska kostnader, till exempel leasing, service och drivmedel. Den som själv betalar drivmedel vid tjänstekörning kan i vissa fall få skattefri ersättning enligt gällande regler. Privat körning med företagsbil kan samtidigt medföra bil- eller drivmedelsförmån.
Det går därför inte att välja konto enbart utifrån ordet milersättning. Se alltid till helheten först.
Underlaget som gör milersättningen trygg
Ett kvitto från bensinstationen räcker normalt inte som underlag för milersättning med privat bil. Ersättningen bygger på körsträckan, inte på exakt vad tankningen kostade. Det viktiga är en körjournal eller en reseräkning som visar att resan har gjorts i tjänsten.
För varje resa bör du kunna visa datum, från- och tilladress, syftet med resan, antal körda kilometer eller mil samt vilken bil som användes. Notera också vem som har kört. För en resa till en kund kan syftet exempelvis vara kundmöte, montage eller inköp till verksamheten.
Körjournalen behöver inte vara krånglig. Många småföretagare använder en enkel mall, medan andra väljer en digital körjournal. Det viktiga är att den förs löpande. Att försöka återskapa ett helt års tjänsteresor inför bokslutet blir ofta osäkert och tar onödigt mycket tid.
Kontrollera alltid årets skattefria schablonbelopp innan ersättningen betalas ut. Regler och belopp kan förändras. För privat bil har schablonen under flera år varit 25 kronor per mil, men det är ändå klokt att stämma av vad som gäller för just det aktuella året och den aktuella biltypen.
Hur bokför man milersättning i ett aktiebolag?
I ett aktiebolag är ägaren och bolaget två olika juridiska personer. När du som ägare, anställd eller annan medarbetare kör din privata bil i tjänsten ska bolagets kostnad därför bokföras och ersättningen hanteras som en utbetalning till personen.
Den skattefria delen av milersättningen bokförs vanligtvis som en kostnad på konto 7331 Skattefria bilersättningar. Motkontot beror på hur och när ersättningen betalas. Om pengarna betalas ut direkt från företagskontot krediteras normalt konto 1930. Om ersättningen tas med på nästa löneutbetalning används ofta ett lönerelaterat skuldkonto fram till dess att lönen betalas ut.
Ett enkelt exempel: Du har kört 20 tjänstemil med privat bil och har rätt till 25 kronor per mil enligt årets skattefria schablon. Ersättningen blir då 500 kronor. Bokföringen kan se ut så här när företaget betalar direkt:
| Konto | Debet | Kredit | |—|—:|—:| | 7331 Skattefria bilersättningar | 500 kr | | | 1930 Företagskonto | | 500 kr |
Om bolaget betalar mer än det skattefria beloppet delas ersättningen upp. Den skattefria delen bokförs som skattefri bilersättning. Den del som överstiger schablonen ska i regel bokföras som skattepliktig bilersättning eller lön och tas med i lönehanteringen. Då tillkommer även arbetsgivaravgifter och skatteavdrag enligt vanliga lönerutiner.
Det här är ett område där det kan vara värt att stämma av innan utbetalningen görs, särskilt om du både är ägare och anställd i bolaget. Rätt uppdelning från början är enklare än att rätta arbetsgivardeklarationen i efterhand.
Ska skattefri milersättning redovisas på lön?
Ja, i aktiebolag bör skattefri milersättning normalt finnas med i löneunderlaget även om den inte är lön i vanlig mening. Den ska hanteras korrekt i arbetsgivardeklarationen på individnivå. Betalas ersättningen ut separat behöver löneadministrationen ändå känna till den.
Det är en vanlig miss att bara göra en bankutbetalning och bokföra kostnaden. Själva verifikationen kan vara rätt, men uppgiften kan ändå saknas i lönerapporteringen. Därför är det bra att låta reseräkning, utbetalning och lönehantering följa samma rutin.
Milersättning i enskild firma bokförs på ett annat sätt
I en enskild firma finns ingen juridisk gräns mellan dig och företaget på samma sätt som i ett aktiebolag. Du kan inte betala ut lön till dig själv. När du kör din privata bil i näringsverksamheten får du i stället göra avdrag för tjänsteresor enligt de regler som gäller.
Kostnaden kan vanligtvis bokföras på konto 5618 Milersättning, skattefri. Motkontot blir ofta 2018 Övriga egna insättningar. Det visar att du som ägare har lagt ut för en kostnad som hör till verksamheten.
Exempel: Du har kört 30 tjänstemil med din privata bil och beräknar avdraget till 25 kronor per mil. Bokföringen kan då bli:
| Konto | Debet | Kredit | |—|—:|—:| | 5618 Milersättning, skattefri | 750 kr | | | 2018 Övriga egna insättningar | | 750 kr |
Om du senare för över pengar från företagskontot till ditt privata konto för att kompensera dig är det inte en löneutbetalning. Det bokförs som eget uttag och påverkar inte resultatet en gång till. Själva kostnaden har redan bokförts när milersättningen registrerades.
Konton kan skilja sig beroende på vilken kontoplan och redovisningsrutin du använder. Principen är dock densamma: verksamheten får kostnaden och ägarens mellanhavande med firman hanteras som eget kapital, inte som lön.
Ingen moms på milersättningen
Milersättning är inte ett inköp med avdragsgill moms. Du ska därför inte lägga på eller lyfta någon moms när du bokför den fasta ersättningen per mil. Det gäller även om den som kört bilen har tankat på en bensinstation där det finns moms på kvittot.
Det kan kännas ologiskt, men milersättningen är en schablonersättning för användningen av bilen. Den ersätter flera kostnader, som bränsle, slitage, försäkring och värdeminskning. Därför behandlas den inte som ett vanligt leverantörsköp.
Har företaget i stället betalat ett specifikt drivmedelskvitto för en företagsägd bil kan momshanteringen vara en annan fråga. Då behöver man bland annat bedöma biltypen och hur bilen används. Blanda inte ihop den bokföringen med milersättning för privat bil.
Vanliga fel att undvika
Det vanligaste felet är att ersätta privata resor som om de vore tjänsteresor. Resan mellan bostaden och den vanliga arbetsplatsen är normalt en privat resa, även för en företagsägare. Resor till kund, tillfälliga arbetsplatser eller inköp för företaget kan däremot vara tjänsteresor, beroende på situationen.
Ett annat fel är att använda samma ersättningsnivå oavsett bil. Privat bil, elbil och förmånsbil kan omfattas av olika regler. Kontrollera därför alltid biltypen och årets belopp innan du räknar fram ersättningen.
Många glömmer också att spara körjournalen tillsammans med bokföringsunderlaget. Bankutbetalningen visar att pengar har betalats ut, men den visar inte varför. Körjournalen förklarar kostnaden och är en viktig del av företagets dokumentation.
När frågor uppstår kring milersättning är det ofta detaljerna som avgör: vilken bil kördes, vart gick resan, vem betalade drivmedlet och hur gjordes utbetalningen? Med nära kontakt och ordning i underlagen går det att skapa en rutin som passar just din verksamhet. Är du osäker på en specifik resa eller hur den ska hanteras i din bokföring är du varmt välkommen att kontakta Engströms Redovisning för personlig vägledning.