En kundfaktura är mer än ett underlag för att få betalt. Den påverkar företagets omsättning, momsredovisning och bild av hur mycket pengar som faktiskt är på väg in. Att bokföra kundfakturor korrekt ger därför en tryggare vardag – och färre överraskningar när det är dags för momsdeklaration, bokslut eller uppföljning av företagets ekonomi.
För många småföretagare är det inte själva fakturan som känns svår, utan att veta när den ska bokföras, vilka konton som ska användas och vad som händer om kunden betalar för sent. Med en tydlig rutin blir arbetet betydligt enklare.
Börja med en faktura som uppfyller kraven
Bokföringen blir aldrig bättre än underlaget du utgår från. Innan kundfakturan skickas behöver du kontrollera att den innehåller rätt uppgifter: fakturadatum, förfallodatum, fakturanummer, kundens namn och adress, vad du har sålt, belopp exklusive moms, momssats, momsbelopp och totalbelopp att betala.
Fakturan ska också tydligt visa ditt företags namn, organisationsnummer och uppgift om F-skatt när det är relevant. Säljer du tjänster med omvänd skattskyldighet, till exempel vissa byggtjänster, eller till kunder i andra EU-länder gäller särskilda regler. Då behöver både fakturatext och kontering anpassas. Det är ett typiskt läge där det lönar sig att stämma av innan fakturan går iväg, i stället för att rätta den i efterhand.
Ett löpande fakturanummersystem är viktigt. Numren ska följa en obruten serie och göra det möjligt att hitta varje faktura i efterhand. Att hoppa över nummer är inte alltid fel, men du ska kunna förklara varför ett nummer saknas, exempelvis om en faktura har makulerats.
Bokföra kundfakturor korrekt med faktureringsmetoden
De flesta aktiebolag och många enskilda firmor använder faktureringsmetoden. Då bokför du försäljningen när fakturan skickas, även om pengarna kommer in först några veckor senare. På så sätt syns både intäkten och fordran på kunden direkt i bokföringen.
Ett vanligt exempel är att du fakturerar en kund 12 500 kronor inklusive 25 procent moms. Försäljningen exklusive moms är då 10 000 kronor och utgående moms 2 500 kronor. När fakturan skapas bokförs normalt kundfordran i debet på konto 1510 med 12 500 kronor. Försäljningen bokförs i kredit på ett försäljningskonto, ofta inom kontogrupp 30, med 10 000 kronor. Den utgående momsen bokförs i kredit, exempelvis på konto 2611, med 2 500 kronor.
Det här innebär att resultatet påverkas när du fakturerar, medan kundfordran visar att kunden fortfarande är skyldig företaget pengar. När betalningen sedan kommer bokför du bankkontot i debet och minskar kundfordran i kredit med samma belopp. Då är fakturan reglerad och saldot på konto 1510 ska inte längre innehålla den posten.
Vilket försäljningskonto som är rätt beror på vad du säljer och vilken momsregel som gäller. Försäljning av tjänster inom Sverige, varuförsäljning, EU-försäljning och momsfri verksamhet kan kräva olika konton. Därför är det klokt att ha en genomtänkt kontoplan från början, särskilt om verksamheten har flera typer av intäkter.
Betalningen måste matchas med rätt faktura
När en kund betalar är det lätt att bara bokföra insättningen mot försäljning igen. Det blir fel om fakturan redan har bokförts vid utskicket. Då skulle samma intäkt registreras två gånger.
I stället ska betalningen kopplas till den befintliga kundfordran. I ett ekonomisystem sker detta ofta genom automatisk matchning mot fakturanummer, OCR-nummer eller belopp. Kontrollera ändå att matchningen stämmer, särskilt om kunden har betalat ett annat belopp än det som står på fakturan.
En avstämning av kundfordringar varje månad ger snabbt svar på vilka fakturor som är betalda, vilka som närmar sig förfallodagen och vilka som behöver följas upp. Det är en liten rutin som kan göra stor skillnad för företagets likviditet.
Kontantmetoden fungerar annorlunda
Mindre företag kan i vissa fall använda kontantmetoden, som också kallas bokslutsmetoden. Då bokförs försäljningen och momsen först när betalningen kommer in. Har kunden inte betalat ännu, ligger fakturan alltså normalt inte som en kundfordran i den löpande bokföringen.
Metoden kan kännas enklare i vardagen, men vid räkenskapsårets slut måste obetalda kundfakturor ändå bokföras som kundfordringar. När det nya året börjar vänds den bokningen tillbaka och betalningen hanteras därefter på vanligt sätt. För företag med många fakturor eller behov av tät uppföljning kan faktureringsmetoden ge en tydligare bild av ekonomin under året.
Det finns ingen metod som passar alla. Har du få fakturor och enkel verksamhet kan kontantmetoden vara praktisk. Har du återkommande kundfakturering, längre betalningstider eller vill följa upp obetalda belopp löpande är faktureringsmetoden ofta mer överskådlig.
Hantera delbetalningar, påminnelser och kreditfakturor rätt
Verkligheten följer inte alltid fakturans förfallodatum. Kunden kanske betalar en del av beloppet, betalar för mycket eller bestrider hela fakturan. Då är det viktigt att bokföringen speglar vad som faktiskt har hänt.
Vid en delbetalning bokför du det inbetalda beloppet mot kundfordran. Resterande belopp ligger kvar som en öppen post tills kunden betalar eller ni kommer överens om något annat. Lägg inte bort fakturan som fullt betald bara för att en inbetalning har kommit in.
Om du skickar en påminnelse påverkar den ursprungliga fakturan normalt inte bokföringen. Påminnelseavgift och dröjsmålsränta ska däremot hanteras separat när kunden faktiskt debiteras och när beloppet blir aktuellt att bokföra. Ränta är vanligtvis momsfri, medan reglerna för avgifter behöver hanteras enligt vad avgiften avser.
Har en faktura blivit fel, exempelvis med fel pris, fel kund eller fel momssats, ska du normalt inte bara radera den om den redan har skickats. Skapa i stället en kreditfaktura som hänvisar till originalfakturan. Kreditfakturan minskar kundfordran, försäljningen och den utgående momsen på ett spårbart sätt. Om du fortfarande ska ta betalt för en korrigerad leverans kan du sedan skapa en ny, korrekt faktura.
Vanliga misstag som är lätta att förebygga
Många bokföringsfel uppstår inte för att företagaren är slarvig, utan för att rutinen är otydlig. Ett vanligt misstag är att använda fel momssats eller bokföra moms på ett konto som inte stämmer med försäljningen. Ett annat är att registrera betalningen som ny försäljning trots att fakturan redan bokförts.
Det är också vanligt att kundfordringar får ligga kvar i bokföringen fast kunden har betalat. Då ser företaget ut att ha mer pengar att vänta in än vad som faktiskt är fallet. Motsatsen kan inträffa när en faktura kvittas eller krediteras men den ursprungliga posten inte stängs på rätt sätt.
Ett enkelt arbetssätt minskar risken för fel: skicka fakturor regelbundet, bokför eller matcha betalningar löpande, följ upp förfallna fakturor och stäm av kundfordringskontot mot reskontran varje månad. Spara också fakturor, kreditfakturor och betalningsunderlag ordnat. Underlagen ska kunna följas från affärshändelse till bokföring och tillbaka igen.
När kundfakturor kräver lite extra eftertanke
Vissa situationer behöver bedömas mer noggrant. Förskottsfakturering kan till exempel innebära att tidpunkten för moms och intäkt skiljer sig åt beroende på vad som avtalats och när betalningen sker. Projekt som sträcker sig över längre tid, abonnemang, periodiseringar och försäljning i utländsk valuta kan också kräva särskild hantering.
Även en obetald faktura som ser osäker ut behöver följas upp. Om kunden har ekonomiska problem kan fordran behöva bedömas som osäker, och vid en verklig kundförlust gäller särskilda regler för moms och bokföring. Här är det bättre att ta hjälp tidigt än att vänta till bokslutet, när flera frågor ofta ska lösas samtidigt.
Hos Engströms Redovisning möter du ett litet team som tar sig tid att förstå hur just din fakturering fungerar. När du vill känna dig trygg med kundfakturor, moms och löpande bokföring är du varmt välkommen att kontakta oss för personlig hjälp.