Ett bokslut handlar inte bara om att avsluta ett kalenderår eller räkenskapsår. För dig med enskild firma är det tillfället då årets arbete, kvitton, fakturor och affärer ska bli en rättvis bild av verksamheten. Med god ordning längs vägen blir bokslut enskild firma betydligt lugnare – och du får ett tryggare underlag inför deklarationen.
Många företagare väntar gärna med bokslutet tills deklarationen närmar sig. Det är förståeligt, särskilt när vardagen fylls av kunder, leveranser och nya uppdrag. Men när underlagen samlas på hög blir arbetet ofta både mer tidskrävande och svårare att överblicka. Börjar du i god tid hinner du ställa frågor, rätta till fel och fatta genomtänkta beslut innan året är helt stängt.
Vad innebär bokslut för enskild firma?
Bokslutet är en sammanställning av företagets ekonomi vid räkenskapsårets slut. Det visar vilka intäkter och kostnader verksamheten har haft, vilka tillgångar och skulder som finns kvar och vilket resultat företaget gjort. Resultatet ligger sedan till grund för beskattningen i din privata deklaration, vanligtvis genom en NE-bilaga.
I enskild firma är du och företaget juridiskt samma person, även om verksamhetens ekonomi behöver hållas tydligt avskild från din privata ekonomi. Därför behöver även egna uttag, egna insättningar och privata kostnader som av misstag hamnat i företaget hanteras rätt i bokföringen.
Vilken typ av årsbokslut som passar beror bland annat på företagets storlek och hur bokföringen är upplagd. Många mindre verksamheter kan använda ett förenklat årsbokslut, medan andra behöver upprätta ett vanligt årsbokslut. Reglerna kan ändras och bedömningen behöver utgå från just din verksamhet. Är du osäker är det klokt att ta hjälp innan arbetet påbörjas.
Börja med att stämma av bokföringen
Ett välgjort bokslut bygger på att den löpande bokföringen är uppdaterad. Det räcker inte att bankkontot ser rimligt ut. Varje affärshändelse ska ha ett underlag och bokföringen ska stämma med verkligheten.
Börja med att kontrollera att alla kundfakturor, leverantörsfakturor, kvitton och bankhändelser är bokförda. Stäm sedan av företagskontot, eventuella lån, skattekontot och kortköp. Om du använder ett separat företagskort behöver även dess saldo gå att förklara med bokföringen.
Det är vanligt att mindre differenser dyker upp här. En bankavgift kan ha missats, en kund kan ha betalat en faktura med fel belopp eller en kostnad kan ha bokförts två gånger. Ju tidigare du hittar avvikelserna, desto enklare är de att reda ut medan detaljerna fortfarande är färska.
Håll isär företagets och din privata ekonomi
I en enskild firma tar du inte lön från företaget på samma sätt som i ett aktiebolag. När du för över pengar till dig själv är det normalt ett eget uttag. När du sätter in privata pengar i verksamheten är det en egen insättning. Det påverkar inte företagets resultat direkt, men det ska bokföras korrekt.
Samma sak gäller privata inköp. Har ett privat köp råkat betalas med företagets pengar behöver det rättas som ett eget uttag, inte ligga kvar som en kostnad i verksamheten. En tydlig gräns mellan privat och företag gör bokslutet enklare och minskar risken för frågor längre fram.
Underlagen som behöver finnas på plats
Du behöver kunna visa vad som ligger bakom siffrorna i bokföringen. Spara därför underlag löpande och se till att de går att hitta när bokslutet ska göras. Digitala underlag fungerar bra när de hanteras på ett ordnat sätt, men bilden eller dokumentet måste vara läsbart och innehålla de uppgifter som krävs.
Inför bokslutet är det särskilt bra att samla bankbesked, uppgifter om obetalda kundfakturor och leverantörsfakturor, lånebesked, underlag för försäkringar och avtal samt dokumentation kring större inköp. Har du varulager behöver du också göra en inventering och dokumentera värdet vid årets slut.
Fyra områden behöver ofta extra uppmärksamhet:
- Obetalda kundfakturor och leverantörsfakturor vid bokslutsdagen.
- Inventarier, exempelvis datorer, maskiner och verktyg, som kan behöva skrivas av över flera år.
- Lager, pågående arbeten eller förutbetalda kostnader som hör till en annan period.
- Skatter, moms och arbetsgivaravgifter om du har anställda eller betalar ut ersättningar.
Det handlar i grunden om att intäkter och kostnader ska hamna på rätt år. En faktura som avser nästa års försäkring kan till exempel behöva delas upp, även om den betalats redan före årsskiftet. På samma sätt kan en kostnad som hör till året behöva tas med trots att betalningen sker senare.
Inventarier, avdrag och värdeminskning
Har firman köpt in utrustning under året behöver du bedöma hur inköpet ska hanteras. Vissa mindre inköp kan dras av direkt, medan andra ska bokföras som inventarier och skrivas av över tid. Det beror bland annat på inköpets värde, förväntad användningstid och vilken typ av utrustning det gäller.
Det kan kännas som en teknisk detalj, men valet påverkar resultatet. Ett direkt avdrag ger en större kostnad samma år. En avskrivning fördelar i stället kostnaden över flera år. Det finns sällan ett generellt svar som passar alla, eftersom företagets resultat, framtidsplaner och inköpets karaktär spelar roll.
Även arbetsrum, bil, telefon och resor kräver eftertanke. När företagets och den privata användningen blandas behöver avdraget bedömas försiktigt och kunna styrkas. Spara anteckningar och underlag under året, inte bara när deklarationen ska lämnas in.
Bokslut och deklaration hör ihop
När bokslutet är klart finns grunden för företagets deklaration. Resultatet från verksamheten ska redovisas och kan påverkas av exempelvis räntefördelning, expansionsfond, periodiseringsfond och avsättningar. De här frågorna kan ge skattemässiga möjligheter, men de behöver alltid bedömas utifrån din situation och med en plan för kommande år.
Det är lätt att bara fokusera på årets skatt. Ibland är det rätt väg, men inte alltid. Om verksamheten väntas växa, om resultatet varierar mellan åren eller om du planerar större investeringar kan det vara klokt att se längre än den närmaste deklarationen. Då blir bokslutet också ett tillfälle att prata igenom företagets riktning och vad siffrorna faktiskt säger.
Vanliga misstag som skapar merarbete
Det vanligaste problemet är inte en svår regel, utan att underlag saknas eller kommer in sent. Ett kvitto utan förklaring, en privat betalning från företagskontot eller en obokförd faktura kan skapa onödiga följdfrågor. Ett annat vanligt misstag är att utgå från bankkontots saldo i stället för företagets verkliga resultat. Pengar på kontot säger inte allt om obetalda kostnader, skatt eller kommande betalningar.
Många missar också att se över momsredovisningen och skattekontot före bokslutet. Har momsen bokförts rätt under året? Finns det inbetalningar eller debiteringar på skattekontot som inte kommit med? Små fel behöver inte vara dramatiska, men de bör rättas innan bokslutet och deklarationen lämnas.
När är det läge att ta hjälp?
Du kan själv göra delar av arbetet om bokföringen är enkel, underlagen är kompletta och du känner dig trygg med reglerna. Men hjälp kan vara en god investering när verksamheten har vuxit, när resultatet varierar mycket, när du har lager eller större inventarier eller när du bara vill vara säker på att allt blir rätt.
En personlig redovisningsbyrå kan göra mer än att sätta ihop siffror. Med nära kontakt kan du få besked om vilka underlag som behövs, hjälp att reda ut frågor innan de blir problem och en person som känner till hur just din verksamhet fungerar. Hos Engströms Redovisning får varje kund vara viktig – oavsett om du driver en mindre konsultverksamhet i Nässjö eller har kunder på flera håll i landet.
Lägg gärna en återkommande stund i kalendern redan nu för att samla underlag och stämma av ekonomin. Då blir bokslutet inte ett stressmoment i slutet av året, utan en trygg kontroll på att företaget är på väg åt rätt håll. Varmt välkommen att kontakta oss när du vill ha personlig hjälp med nästa bokslut.