För ett aktiebolag med kalenderår är den viktiga gränsen oftast den 31 juli. Men svaret på frågan när ska årsredovisning lämnas in beror alltid på när räkenskapsåret avslutas. Missar företaget datumet kan Bolagsverket besluta om förseningsavgift, även om bokföringen i övrigt är välskött. Därför är det klokt att planera årsavslutet i god tid, i stället för att försöka lösa allt när deadline redan är nära.
Årsredovisningen är en formell handling som ska ge en rättvisande bild av bolagets ekonomi. Den ska först färdigställas och skrivas under, sedan behandlas på årsstämman och därefter skickas in till Bolagsverket. Det är flera steg som ska fungera tillsammans, och just därför är en tydlig tidplan en stor trygghet för dig som företagare.
När ska årsredovisning lämnas in till Bolagsverket?
Ett aktiebolag ska skicka in årsredovisningen till Bolagsverket senast sju månader efter räkenskapsårets slut. Det gäller oavsett om bolaget har verksamhet under hela året eller om aktiviteten har varit låg.
Har bolaget exempelvis räkenskapsår från 1 januari till 31 december ska årsredovisningen vara hos Bolagsverket senast den 31 juli året därpå. Har bolaget i stället bokslut den 30 april är sista dagen normalt den 30 november.
Det är lätt att blanda ihop bokslutsdagen med dagen då årsredovisningen ska lämnas in. Bokslutsdagen avslutar räkenskapsåret. Därefter kommer arbetet med att stämma av bokföring, upprätta bokslut, ta fram årsredovisning och vid behov hantera revision. Först när årsstämman har fastställt resultat- och balansräkningen är handlingen redo att skickas in.
Årsstämman styr en viktig del av tidsplanen
Årsstämman ska hållas inom sex månader efter räkenskapsårets slut. På stämman fattar ägarna bland annat beslut om att fastställa resultat- och balansräkningen och om hur årets vinst eller förlust ska disponeras.
Efter stämman ska årsredovisningen skickas till Bolagsverket. Den får lämnas in tidigast dagen efter årsstämman och ska normalt skickas in inom en månad från stämman. Oavsett när stämman hålls gäller dock yttergränsen på sju månader efter räkenskapsårets slut.
Ett bolag med bokslut den 31 december kan alltså hålla årsstämma i maj och lämna in årsredovisningen kort därefter. Väntar bolaget till sista möjliga dag för stämman, den 30 juni, blir tiden däremot knapp. Då återstår bara juli innan sista inlämningsdag passerar. För många mindre bolag är det därför bättre att sikta på en stämma tidigare under våren.
Exempel på vanliga bokslutsdatum
Följande datum visar hur sista inlämningsdag normalt räknas för aktiebolag:
- Bokslut 31 december: årsredovisningen ska vara inne senast 31 juli året därpå.
- Bokslut 30 april: årsredovisningen ska vara inne senast 30 november samma år.
- Bokslut 31 augusti: årsredovisningen ska vara inne senast 31 mars året därpå.
- Bokslut 30 juni: årsredovisningen ska vara inne senast 31 januari året därpå.
Om sista dagen infaller på en helgdag är det klokt att inte chansa. Skicka in handlingen några arbetsdagar tidigare. Det ger marginal om något behöver rättas eller om en digital inlämning av någon anledning inte går igenom som planerat.
Vad ska skickas in?
För de flesta mindre aktiebolag består årsredovisningen av förvaltningsberättelse, resultaträkning, balansräkning och noter. Den ska vara undertecknad av styrelsen. Om bolaget har en verkställande direktör ska även den personen skriva under när det krävs.
När årsredovisningen skickas till Bolagsverket behöver den också innehålla ett fastställelseintyg. Intyget bekräftar att årsstämman har fastställt resultat- och balansräkningen och anger stämmans datum. Det ska vara undertecknat av en styrelseledamot eller vd, beroende på bolagets förutsättningar.
Har bolaget revisor ska revisionsberättelsen följa med. Det innebär att tidsplanen behöver ge revisorn tillräckligt med tid att granska materialet innan stämman. Det är en vanlig anledning till att årsredovisningsarbetet bör starta tidigare än man först tror.
Digital inlämning är ofta smidig, men handlingarna måste ändå vara korrekta från början. Fel signering, ett saknat fastställelseintyg eller uppgifter som inte stämmer mellan bokslut och årsredovisning kan skapa onödiga förseningar.
Förseningsavgift om årsredovisningen kommer in sent
Bolagsverket kan besluta om förseningsavgift när årsredovisningen inte lämnas in i tid. Avgiften kan dessutom bli högre om förseningen fortsätter. För ett mindre aktiebolag kan det bli en onödig kostnad som inte tillför verksamheten något alls.
Det kan också påverka bilden av bolaget utåt. Banker, leverantörer, kunder och andra som kontrollerar företagets uppgifter kan se att årsredovisningen saknas eller har kommit in sent. En enstaka miss behöver inte säga allt om företaget, men återkommande förseningar skapar sällan förtroende.
Om årsredovisningen trots påminnelser inte kommer in kan situationen bli betydligt allvarligare. Därför är det bättre att agera direkt om du ser att tidsplanen spricker. Ibland handlar lösningen om att prioritera avstämningar, få fram saknade underlag eller boka in ett tidigare möte med den som hjälper till med bokslutet.
Årsredovisning gäller främst aktiebolag
Driver du enskild firma är reglerna annorlunda. Enskilda näringsidkare lämnar normalt inte in någon årsredovisning till Bolagsverket. I stället ska verksamhetens resultat redovisas i samband med inkomstdeklarationen, ofta med en NE-bilaga.
Vissa enskilda firmor behöver upprätta årsbokslut eller, om verksamheten är större, årsredovisning enligt särskilda regler. Men det betyder inte automatiskt att årsredovisningen ska skickas till Bolagsverket på samma sätt som för ett aktiebolag. Därför är det viktigt att utgå från företagsformen och storleken på verksamheten, inte bara från ordet bokslut.
Även handelsbolag, ekonomiska föreningar och andra företagsformer kan ha egna regler. Är du osäker är det klokt att få besked utifrån just ditt företag och ditt räkenskapsår.
Så undviker du stress före sista datumet
Den bästa hjälpen är en löpande bokföring som är avstämd under året. När bankkonto, kundfakturor, leverantörsfakturor, moms och löner är uppdaterade blir bokslutet mindre omfattande. Då kan fokus ligga på de verkliga bokslutsfrågorna, exempelvis periodiseringar, lager, avskrivningar och årets skatt.
Spara också underlag löpande och se till att styrelsen vet när årsredovisningen behöver vara klar. I små aktiebolag är det vanligt att ägaren är både styrelseledamot och den som tar många operativa beslut. Just därför kan de formella datumen lätt hamna långt ned på att-göra-listan när verksamheten kräver uppmärksamhet.
En enkel intern plan kan göra stor skillnad: bokföringen klar efter årsskiftet, bokslutsunderlag framme under våren, årsredovisning klar i god tid före stämman och inlämning direkt efter att stämman har hållits. Det ger utrymme för frågor utan att deadline blir ett problem.
Hos Engströms Redovisning arbetar vi nära våra kunder med löpande redovisning, bokslut och deklarationer. När vi känner till verksamheten blir det enklare att fånga upp frågor i tid och skapa en plan som passar företagets vardag.
Har ditt aktiebolag ett kommande bokslut är det värdefullt att redan nu titta på räkenskapsårets slutdatum, planera årsstämman och samla det underlag som behövs. En kort avstämning i god tid kan ge betydligt lugnare månader när årsredovisningen ska bli klar.