Ett felaktigt belopp, en kostnad på fel konto eller ett kvitto som saknas kan skapa onödig stress. Att rätta fel i bokföringen behöver däremot inte vara komplicerat, så länge du agerar lugnt, sparar underlagen och gör rättelsen på ett sätt som går att följa i efterhand. För många företagare är det viktigaste att få veta vad som faktiskt behöver göras – och när det är bättre att låta någon med redovisningskunskap titta på frågan.
Börja med att förstå vilket fel som har uppstått
Alla bokföringsfel har inte samma betydelse. Ett avrundningsfel på några kronor kräver en annan hantering än en felaktigt redovisad moms, en privat kostnad som bokförts i företaget eller en leverantörsfaktura som helt har missats.
Börja därför med att kontrollera vad som är fel: verifikationsdatum, belopp, konto, moms, motpart eller själva underlaget. Jämför bokföringen med fakturan, kvittot, kontoutdraget eller annat originalunderlag. Ibland visar det sig att bokföringen är korrekt men att underlaget har misstolkats. I andra fall behöver du göra en verklig korrigering.
Det är också bra att ta reda på om perioden redan är avslutad. Har momsen för perioden redan deklarerats? Är bokslutet färdigt? Har årsredovisning eller inkomstdeklaration lämnats in? Ju längre ett fel har följt med i processen, desto viktigare blir det att rätta på rätt nivå.
Rätta fel i bokföringen med ett tydligt spår
Grundprincipen är enkel: bokföringen ska gå att följa. Du ska inte radera ett bokfört fel och låtsas som att det aldrig har funnits. I stället görs en korrigering som visar vad som har ändrats och varför. Då blir bokföringen tydlig både för dig, din redovisningskonsult och vid en eventuell kontroll.
Hur rättelsen görs beror på vilket bokföringsprogram du använder och vilken typ av fel det gäller. Ofta kan en felaktig verifikation rättas genom en korrigeringsverifikation som vänder den tidigare bokningen, följd av en ny och korrekt bokning. I vissa program finns en särskild funktion för att korrigera eller skapa en motverifikation.
Skriv alltid en begriplig text i verifikationen. Det räcker inte att bara skriva ”rättelse”. Beskriv exempelvis att en kostnad först bokfördes som kontorsmaterial men rättas till programvara, eller att momsbeloppet korrigeras efter kontroll av originalfakturan. En kort, tydlig förklaring sparar mycket tid senare.
När felet gäller fel konto
Ett vanligt misstag är att en utgift hamnar på fel kostnadskonto. Kanske har ett inköp till verksamheten bokförts som en privat kostnad, eller tvärtom. Om beloppet, datumet och momsen är rätt kan det ofta räcka att omföra beloppet mellan konton.
Här spelar sammanhanget roll. Ett fel mellan två kostnadskonton kan vara mindre allvarligt än ett fel mellan kostnad och tillgång. Köper företaget exempelvis något som ska användas under flera år kan det behöva hanteras som en tillgång i stället för en vanlig kostnad. Är du osäker är det klokt att stämma av innan du bokar om, särskilt om beloppet är större.
När moms har blivit fel
Momsfel behöver uppmärksamhet eftersom de kan påverka momsdeklarationen. Kontrollera först vilken momssats som gäller och om företaget verkligen har rätt att dra av ingående moms på inköpet. Det är inte alltid självklart, även om fakturan innehåller moms.
Om felet upptäcks innan momsdeklarationen lämnas kan du normalt rätta bokföringen och låta den korrekta siffran följa med i deklarationen. Har momsdeklarationen redan skickats in kan rättelsen behöva hanteras i en senare deklaration eller genom en rättelse av den tidigare uppgiften. Vilken väg som passar beror på felets art och period. Vänta inte med frågan – moms som blir fel flera perioder i rad är ofta mer tidskrävande att reda ut än ett enskilt misstag.
När en faktura eller ett kvitto saknas
Ett kontoutdrag visar att pengar har betalats, men det är inte alltid ett tillräckligt bokföringsunderlag. Försök först få fram originalfakturan, ett digitalt kvitto eller en kopia från leverantören. Om det inte går behöver du dokumentera vad köpet avser, när det gjordes, vilket belopp som betalades och varför kostnaden hör till verksamheten.
Var särskilt försiktig med momsavdrag om ett fullständigt underlag saknas. Det kan vara möjligt att bokföra själva kostnaden utifrån tillgängliga uppgifter, men avdrag för ingående moms kräver normalt ett underlag som styrker momsen. Här är det bättre att fråga en gång för mycket än att chansa.
Kontrollera om felet påverkar skatten
Bokföring och skatt hänger ihop, men varje bokföringsfel påverkar inte skatten på samma sätt. Ett konto som blivit fel inom samma kostnadsslag kan ha liten effekt på resultatet. En bortglömd intäkt, en privat utgift som dragits av i företaget eller en felaktig momshantering kan däremot påverka både skatt och avgifter.
För enskilda firmor är gränsen mellan privat och verksamhet extra viktig. Företagets pengar och privata pengar kan finnas nära varandra i vardagen, men bokföringen behöver ändå tydligt visa vad som är företagets kostnader och vad som är egna uttag. I aktiebolag behöver privata kostnader hanteras med särskild omsorg, eftersom bolaget och ägaren är två olika parter.
Om ett fel upptäcks efter att inkomstdeklarationen har lämnats är det inte läge att ignorera det. Dokumentera felet, bedöm påverkan och ta hjälp med hur rättelsen ska göras. Att själv upptäcka och hantera ett fel är alltid bättre än att låta det ligga kvar utan åtgärd.
Gör en enkel rutin för att fånga fel tidigare
De flesta bokföringsfel beror inte på slarv. De uppstår när tempot är högt, underlag kommer in sent eller när samma person försöker sköta både kunder, leveranser och ekonomi. Med några fasta rutiner blir det lättare att upptäcka avvikelser innan de påverkar moms, bokslut eller deklaration.
En bra månatlig avstämning omfattar minst fyra delar:
- stäm av företagskontot mot bokföringen och kontrollera att varje bankhändelse har ett underlag,
- kontrollera kundfakturor och leverantörsfakturor så att inget ligger obetalt eller obokfört,
- se över momskonton och jämför med det som ska redovisas för perioden,
- gå igenom ovanliga eller större kostnader innan perioden låses.
Det behöver inte ta lång tid när rutinen väl sitter. Fördelen är inte bara färre fel, utan också bättre koll på företagets resultat och likviditet. Du får ett ekonomiskt underlag som går att använda i verksamheten, inte bara något som behöver bli klart inför nästa deadline.
När är det klokt att be om hjälp?
Många rättelser kan du hantera själv om underlaget är tydligt och felet är begränsat. Men vissa situationer förtjänar en snabb avstämning med en redovisningskonsult: när moms redan har deklarerats, när privata och företagsrelaterade kostnader har blandats, när felet gäller lön eller arbetsgivaravgifter, eller när bokslut och deklaration redan har påverkats.
Det gäller också om du inte vet om en kostnad ska tas direkt, periodiseras eller bokas som en tillgång. En tidig fråga kan förebygga flera följdfel och ge dig trygghet i att nästa steg blir rätt.
Hos Engströms Redovisning möter du ett litet konsultteam med nära kontakt och fokus på din verksamhet. Vi vet att företagare inte alltid har tid att sätta sig in i varje regel, men att ekonomin ändå måste bli rätt. Varmt välkommen att kontakta oss om du vill reda ut ett bokföringsfel eller få hjälp att skapa rutiner som gör vardagen enklare.
Ett bokföringsfel säger sällan något om hur väl du driver ditt företag. Det viktiga är att du tar tag i det när du upptäcker det, sparar det som visar vad som hänt och ser till att rättelsen blir tydlig. Då kan du lägga energin där den behövs mest – i din verksamhet.