En faktura kan skickas i januari och betalas i februari. Frågan är då: ska affärshändelsen bokföras när fakturan skickas eller först när pengarna kommer in på kontot? Valet mellan kontantmetoden eller fakturametoden påverkar både det löpande arbetet, momsredovisningen och hur lätt det är att följa företagets ekonomi. För många småföretagare är det ett val som kan kännas tekniskt, men det går att göra begripligt.
Kontantmetoden eller fakturametoden – den viktiga skillnaden
Det som i vardagligt tal ofta kallas fakturametoden heter egentligen faktureringsmetoden. Båda metoderna följer samma grundläggande regler för bokföring, men tidpunkten för bokföringen skiljer sig åt.
Med kontantmetoden bokförs försäljning och inköp när betalningen faktiskt sker. Skickar du en kundfaktura i mars och får betalt i april, bokförs försäljningen i april. På samma sätt bokförs en leverantörsfaktura när företaget betalar den.
Med faktureringsmetoden bokförs affärshändelsen redan när fakturan skickas eller tas emot. När betalningen sedan kommer registreras den som en reglering av den fordran eller skuld som redan finns i bokföringen. Det ger en löpande bild av både obetalda kundfakturor och obetalda leverantörsfakturor.
Det ena arbetssättet är inte generellt bättre än det andra. Rätt val beror på företagets storlek, fakturaflöden, behov av ekonomisk överblick och hur ni vill arbeta med uppföljning.
Kontantmetoden passar ofta mindre verksamheter
Kontantmetoden, även kallad bokslutsmetoden, är ofta ett praktiskt alternativ för enskilda firmor och mindre aktiebolag med ett begränsat antal fakturor. Den kan användas av företag som normalt har en nettoomsättning på högst 3 miljoner kronor per år.
Den främsta fördelen är enkelheten i vardagen. Du behöver vanligtvis inte bokföra kund- och leverantörsfakturor i två steg. När betalningen syns på företagskontot kan händelsen bokföras, vilket gör arbetet mer lättöverskådligt för den som inte hanterar stora mängder underlag.
Moms redovisas normalt också först när betalningen har skett. Det kan vara positivt för likviditeten. Du behöver då inte betala utgående moms till Skatteverket innan kunden har betalat sin faktura. För ett företag där kunder ibland betalar sent kan det ge en välkommen marginal.
Det finns dock ett viktigt undantag vid räkenskapsårets slut. Då behöver obetalda kundfakturor och leverantörsfakturor ändå bokföras, så att bokslutet visar rätt intäkter, kostnader, fordringar och skulder. De bokas sedan bort igen när det nya året börjar. Kontantmetoden är alltså enklare under året, men kräver fortfarande ordning när bokslutet närmar sig.
Faktureringsmetoden ger bättre löpande överblick
Faktureringsmetoden innebär lite fler bokföringsmoment, men ger också mer information medan året pågår. När en faktura skickas bokförs den som en kundfordran. När en leverantörsfaktura tas emot bokförs den som en leverantörsskuld. Betalningen bokförs senare som en separat händelse.
För företag som vill följa försäljning, kommande inbetalningar och skulder noggrant är det ofta ett bra arbetssätt. Du kan se vad kunderna är skyldiga företaget, vilka fakturor som snart ska betalas och hur resultatet utvecklas utan att behöva vänta på bankhändelserna.
Metoden är särskilt relevant om företaget har många fakturor varje månad, längre betalningsvillkor eller behov av löpande rapporter. Ett växande konsultbolag, en handelsverksamhet med återkommande inköp eller ett företag med flera medarbetare kan exempelvis ha stor nytta av den tydligare överblicken.
Samtidigt kan moms behöva redovisas innan kunden har betalat. Därför behöver företaget ha koll på likviditeten. En hög försäljning på papperet är inte samma sak som pengar på kontot, särskilt om flera kundfakturor är försenade.
Tre frågor som hjälper dig att välja
Börja med att se på hur verksamheten faktiskt fungerar, snarare än att bara välja den metod som verkar enklast.
Har företaget få fakturor och relativt enkla betalningsflöden? Då kan kontantmetoden vara ett smidigt val. Den minskar den löpande administrationen och passar ofta när företagaren vill hålla bokföringen nära de verkliga in- och utbetalningarna.
Har företaget många kund- och leverantörsfakturor, eller är en god överblick över obetalda belopp viktig? Då kan faktureringsmetoden vara mer ändamålsenlig. Den ger bättre underlag för beslut om exempelvis inköp, investeringar och påminnelser till kunder.
Hur ser tillväxtplanerna ut? Om omsättningen närmar sig gränsen för kontantmetoden, eller om verksamheten snabbt blir mer komplex, kan faktureringsmetoden vara ett mer långsiktigt arbetssätt. Det betyder inte att alla företag som växer måste byta direkt, men det är klokt att ta upp frågan i god tid.
Det kan också finnas praktiska skäl att välja den ena metoden. Ett bra bokföringsprogram och tydliga rutiner kan göra faktureringsmetoden lätt att hantera. Om underlagen lämnas löpande till en redovisningsbyrå blir den extra administrationen ofta mindre betungande för företagaren själv.
Tänk på kassaflödet, inte bara resultatet
Ett vanligt missförstånd är att resultatet visar hur mycket pengar företaget har att röra sig med. Så är det inte alltid. Faktureringsmetoden kan visa en god försäljning samtidigt som betalningarna ännu inte kommit in. Kontantmetoden följer pengarna närmare, men visar inte alltid vilka kostnader och intäkter som hör till perioden förrän betalningen har skett.
Oavsett metod behöver du därför följa företagets kassaflöde. Ha rutiner för att fakturera i tid, kontrollera förfallna kundfakturor och planera för skatter, moms, löner och större inköp. Det skapar trygghet i vardagen och minskar risken för obehagliga överraskningar.
För vissa företag blir kombinationen av tydliga faktureringsrutiner och löpande ekonomisk uppföljning viktigare än själva metodvalet. Ett välskött flöde av underlag ger bättre bokföring, oavsett om betalningen eller fakturan styr tidpunkten.
Går det att byta metod?
Det går att byta mellan metoderna, men bytet behöver hanteras korrekt. Särskilt moms, obetalda fakturor och övergången mellan räkenskapsår behöver bli rätt, så att ingenting bokförs två gånger eller faller mellan stolarna.
Byter företaget från kontantmetoden till faktureringsmetoden behöver alla aktuella fordringar och skulder tas om hand. Bytet bör därför planeras tillsammans med någon som känner till företagets bokföring och kan bedöma konsekvenserna i just er situation. Det är sällan något man vill lösa i sista stund inför bokslut eller momsdeklaration.
Ett val som ska fungera i din vardag
Det bästa valet är det som ger företaget rätt kontroll utan att skapa onödig administration. Kontantmetoden kan ge enkelhet och bättre koppling till pengarna på kontot. Faktureringsmetoden kan ge en tydligare bild av företagets affärer och framtida betalningar. Båda kan vara rätt – vid olika tillfällen och för olika verksamheter.
Känner du dig osäker på vad som passar ditt företag är du varmt välkommen att kontakta Engströms Redovisning. Med nära kontakt och tydliga besked hjälper vi dig att skapa rutiner som fungerar för både bokföringen och vardagen som företagare.