Ett bokslut blir sällan svårt för att en enda uppgift är komplicerad. Det som brukar ta tid är i stället att underlag saknas, kommer in sent eller inte går att koppla till bokföringen. När du funderar på vilka underlag som krävs vid bokslut är det därför klokt att börja samla materialet i god tid. Då får du ett lugnare årsavslut och en bättre bild av hur företaget faktiskt mår.
För ett mindre företag handlar bokslutet om att stämma av året: att kontrollera att intäkter, kostnader, tillgångar och skulder är rätt bokförda. Exakt vilka handlingar som behövs beror på verksamheten, företagsformen och vad som har hänt under året. Men vissa underlag återkommer nästan alltid.
Vilka underlag krävs vid bokslut?
Utgångspunkten är enkel: varje bokförd post ska kunna förklaras och styrkas. Har företaget pengar på ett konto ska saldot kunna kontrolleras. Finns det en skuld eller en kundfordran ska det finnas underlag som visar beloppet. Har du gjort inköp, betalat löner eller sålt varor ska bokföringen bygga på verifikat som går att följa.
En redovisningskonsult behöver normalt tillgång till följande material inför bokslutet:
- kontoutdrag och saldobesked för företagets samtliga bankkonton, sparkonton och eventuella kortkonton per bokslutsdagen
- kundfakturor, leverantörsfakturor och uppgifter om obetalda fakturor, både sådana som företaget ska få betalt för och sådana som återstår att betala
- kvitton och fakturor för inköp, resor, representation, abonnemang och andra kostnader som ännu inte har kommit in i bokföringen
- underlag för lån, leasing, avbetalningar, skattekonto, moms, arbetsgivaravgifter och andra skulder eller fordringar
- löneunderlag, inklusive lönebesked, semesterlöneskuld och uppgifter om utbetalda ersättningar
- inventarieförteckning och information om maskiner, datorer, verktyg eller annan utrustning som köpts, sålts eller skrotats under året
- uppgifter om lager, pågående arbeten eller varor som finns kvar vid årets slut, när verksamheten har sådana tillgångar
- avtal och viktiga besked som påverkar ekonomin, exempelvis hyresavtal, försäkringar, borgensåtaganden eller nya lån.
Allt behöver inte vara komplicerat eller ligga i pärmar. Digitala fakturor, fotade kvitton och export från bank eller lönesystem fungerar ofta bra, så länge materialet är tydligt och komplett. Det viktiga är att det går att se vad underlaget avser, vilket datum det gäller och vilket belopp som ska bokföras.
Bank, skattekonto och kort ska stämma
Avstämningen av företagets pengar är en grundpelare i bokslutet. Därför behövs kontoutdrag eller saldobesked per sista dagen i räkenskapsåret. Det gäller inte bara företagets vanliga bankkonto utan även företagskort, sparkonton och betalningslösningar där pengar kan finnas.
Glöm inte skattekontot. Där kan det finnas inbetalningar, debiterad preliminärskatt, moms, arbetsgivaravgifter eller ränta som behöver stämmas av. Ett aktuellt kontoutdrag visar om saldot i bokföringen verkligen motsvarar saldot hos Skatteverket.
Har du använt privata pengar i verksamheten, eller tagit ut pengar från företaget, behöver det också redas ut. I en enskild firma hanteras det normalt som egna insättningar eller egna uttag. I ett aktiebolag kan privata utlägg, lån till eller från bolaget och felaktiga privata köp kräva mer noggrann bedömning. Skicka hellre med en fråga eller ett kvitto för mycket än att låta en oklar transaktion ligga kvar.
Obetalda fakturor visar rätt resultat
Ett bokslut handlar inte bara om det som har betalats. Företaget kan ha fakturerat en kund före årsskiftet men fått betalningen efteråt. Då är det ofta en kundfordran som ska tas upp i bokslutet. På samma sätt kan en leverantörsfaktura gälla en kostnad under året trots att den betalas först nästa år.
Därför är en lista över obetalda kund- och leverantörsfakturor mycket värdefull. Kontrollera gärna också om någon kundfordran är osäker. Om en kund har betalningssvårigheter kan fordran behöva bedömas annorlunda än en vanlig obetald faktura. Det är bättre att lyfta frågan tidigt än att rätta årsredovisningen i efterhand.
Underlag för lager, inventarier och periodiseringar
Har ditt företag lager ska värdet på lagret dokumenteras på bokslutsdagen. En inventeringslista med antal, artikel och värde ger ett bra underlag. För en butik eller handelsverksamhet är detta ofta en stor del av bokslutet. För ett konsultbolag utan varulager är frågan vanligtvis inte aktuell.
Inventarier är sådant som ska användas i verksamheten under en längre tid, till exempel datorer, maskiner och verktyg. Spara inköpsfakturor och meddela om något har sålts, försvunnit eller kasserats. Då kan rätt avskrivning eller utrangering göras. Mindre inköp kan ibland kostnadsföras direkt, medan större anskaffningar kan behöva fördelas över flera år. Bedömningen beror på belopp, typ av tillgång och företagets redovisning.
I bokslutet kan även periodiseringar bli aktuella. Det innebär att en kostnad eller intäkt hamnar på det år den faktiskt hör till, även om fakturan eller betalningen kommer före eller efter årsskiftet. Ett vanligt exempel är en försäkring som betalats i förskott och delvis avser nästa år. Ett annat är arbete som utförts under året men ännu inte fakturerats. Avtal, fakturor och en kort förklaring hjälper till att göra rätt bedömning.
Löneunderlag och uppgifter om ägare
Företag med anställda behöver lämna underlag som gör det möjligt att stämma av löner, skatter och arbetsgivaravgifter. Det kan vara lönerapporter, arbetsgivardeklarationer och uppgift om upplupen semesterlön. Om löner hanteras löpande är mycket redan på plats, men bokslutet är ett bra tillfälle att kontrollera att allt stämmer.
För aktiebolag kan uppgifter om ägarens lön, utdelning och eventuella privata utlägg vara särskilt viktiga. Utdelning beslutas inte bara genom en överföring från företagskontot. Den kräver rätt formalia och ska hanteras utifrån bolagets förutsättningar. Har du funderingar kring utdelning eller uttag är det klokt att ta upp dem innan bokslutet är färdigt.
För enskild firma är det i stället viktigt att skilja på företagets kostnader och privata kostnader. Egna uttag är inte lön och påverkar inte resultatet på samma sätt. Tydliga underlag gör det enklare att få rätt resultat och en korrekt deklaration.
Så förbereder du materialet utan stress
Börja gärna en till två månader före bokslutsdagen, eller direkt efter årsskiftet om räkenskapsåret redan är slut. Gå igenom bokföringen månad för månad och lägg undan sådant som saknas. Det kan vara ett kvitto från en resa, ett avtal för ett lån eller en leverantörsfaktura som hamnat i fel inkorg.
Ett enkelt sätt är att samla materialet i några tydliga kategorier: bank och skattekonto, obetalda fakturor, löner, tillgångar och avtal. Skriv gärna en kort kommentar till sådant som avviker, exempelvis varför en större insättning kom in eller vad ett privat utlägg avser. Den förklaringen kan spara både tid och frågor senare.
Försök inte gissa om ett underlag ska bokföras på ett visst sätt. En bild på handlingen och en kort fråga räcker långt. Särskilt kring bilkostnader, representation, arbetsrum hemma, förmåner och privata inslag kan reglerna skilja sig åt beroende på situationen.
När personlig kontakt gör bokslutet enklare
Ett bra bokslutsunderlag är inte bara en checklista. Det är ett samarbete där du känner att du kan fråga när något är oklart. För många företagare är just den nära kontakten avgörande, eftersom varje verksamhet har sina egna avtal, rutiner och händelser under året.
På Engströms Redovisning får varje kund betydelse. Vi hjälper gärna till att sortera vad som saknas, stämma av det som redan finns och förklara vad som behöver kompletteras på ett enkelt sätt. Med rätt material i god tid kan bokslutet bli en trygg avslutning på året – och ett bättre underlag för besluten som väntar framåt. Varmt välkommen att kontakta oss när du vill ha stöd i din ekonomi.